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Cuestionario Interactivo: Gestión de Almacenes en Odoo

Cuestionario de Descubrimiento

Una herramienta interactiva para la implementación de la gestión de almacenes en Odoo.

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Introducción al Proceso

Este documento sirve como un cuestionario integral diseñado para facilitar un análisis exhaustivo de los procesos actuales de gestión de almacenes e inventario de su organización. Al mapear meticulosamente su estado "actual", podemos identificar oportunidades para la optimización y asegurar que el sistema final se ajuste perfectamente a su negocio.

Distribución de preguntas por sección

Sección 1: Visión Estratégica y del Proyecto

Objetivo: Establecer una comprensión de alto nivel de los impulsores de negocio, los objetivos estratégicos y los puntos críticos de dolor que motivan esta implementación.

1.1 Metas y Objetivos del Negocio ▼
  1. ¿Cuáles son los principales objetivos estratégicos de la empresa para los próximos 1-3 años?
  2. ¿Cómo se espera que esta implementación contribuya directamente a estos objetivos estratégicos?
  3. ¿Podemos definir un conjunto de metas S.M.A.R.T. para este proyecto?
  4. ¿Cómo sería una operación de almacén "exitosa" para su negocio en tres años?
  5. ¿Existen objetivos de negocio específicos relacionados con la mejora de las relaciones con los clientes o la mejora de los informes financieros?
1.2 Desafíos y Puntos de Dolor Actuales ▼
  1. Describa los 3-5 mayores desafíos, cuellos de botella o puntos de dolor en sus operaciones de almacén actuales.
  2. Para cada desafío, ¿cuáles son los efectos en cadena en el resto del negocio?
  3. ¿Cuál es el impacto empresarial de estos desafíos? ¿Puede cuantificarlo?
  4. ¿Qué pasaría si no hicieran nada para resolver estos problemas?
  5. ¿Qué procesos son actualmente los más manuales, lentos o propensos a errores humanos?
  6. ¿Qué les ha impedido resolver estos problemas anteriormente?
1.3 Métricas de Éxito e Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) ▼
  1. ¿Cuáles son los principales KPIs que utilizan actualmente para medir el desempeño de sus operaciones de almacén?
  2. ¿Cuáles de estos KPIs son los más importantes para el equipo ejecutivo?
  3. Para sus KPIs más críticos, ¿cuáles son sus mediciones de referencia actuales y sus objetivos?
  4. ¿Hay algún KPI que consideren importante pero que no puedan rastrear actualmente?
  5. ¿Cómo medirán el éxito de este proyecto de implementación?
1.4 Alcance, Presupuesto y Cronograma del Proyecto ▼
  1. ¿Cuál es el alcance funcional definido para esta fase inicial?
  2. ¿Hay algún proceso, integración o funcionalidad explícitamente fuera del alcance?
  3. ¿Cuál es el presupuesto total asignado para el proyecto?
  4. ¿Cuál es la fecha objetivo para la puesta en marcha del nuevo sistema?
  5. ¿Quiénes son los interesados clave y el patrocinador del proyecto?
  6. ¿Quién formará parte del equipo interno del proyecto y qué dedicación tendrá?

Sección 2: Estructura Organizacional y Datos Maestros

Objetivo: Entender la estructura física y lógica del almacén y la calidad de los datos de los productos, que son la base para la automatización y eficiencia.

2.1 Topología del Almacén y Ubicaciones ▼
  1. Proporcione una lista de todas las instalaciones de almacén físicas.
  2. ¿Alguno de estos almacenes es gestionado por un proveedor de logística externo (3PL)?
  3. Describa las diferentes zonas o áreas funcionales de un almacén típico.
  4. ¿Qué tipos de medios de almacenamiento utilizan?
  5. ¿Tienen una convención formal de nomenclatura de ubicaciones o un sistema de códigos de barras?
  6. ¿Existen ubicaciones con propiedades específicas (control de temperatura, seguridad, etc.)?
2.2 Datos Maestros de Productos e Inventario ▼
  1. Aproximadamente, ¿cuántos SKUs activos gestionan?
  2. Para un solo producto, ¿cuáles son los datos clave que rastrean?
  3. ¿Rastrean atributos físicos como Peso y Dimensiones?
  4. ¿Utilizan diferentes Unidades de Medida (UoM) para el mismo producto?
  5. ¿Sus productos vienen con código de barras del fabricante o los generan internamente?
  6. ¿Cómo se crean y mantienen actualmente los datos maestros de productos?
  7. ¿Clasifican los productos para fines operativos (análisis ABC, etc.)?

Sección 3: Logística de Entrada: Del Muelle al Inventario

Objetivo: Documentar el proceso de recepción para configurar el flujo de trabajo de entrada correcto en Odoo (uno, dos o tres pasos).

3.1 Pre-Recepción y Programación ▼
  1. ¿Cómo se les notifica que un envío está en camino? ¿Usan ASNs?
  2. ¿Utilizan un sistema de programación de muelles?
  3. ¿Qué documentación se requiere antes de recibir un envío?
3.2 Recepción y Descarga ▼
  1. Describa el proceso paso a paso cuando un camión llega al muelle.
  2. ¿Cómo verifican el contenido del envío?
  3. ¿Cómo se identifican los productos durante la recepción?
  4. ¿Cómo manejan las discrepancias (faltantes, sobrantes, daños)?
3.3 Control de Calidad e Inspección ▼
  1. ¿Algún producto requiere una inspección de calidad formal al recibirlo?
  2. Describa el proceso de inspección de calidad.
  3. ¿Dónde se realiza la inspección?
  4. ¿Qué sucede con los productos que pasan o no la inspección?
3.4 Ubicación y Almacenamiento (Putaway) ▼
  1. ¿Cuál es el proceso para mover los productos a su ubicación final?
  2. ¿El sistema dirige la ubicación o el operario la elige?
  3. Si un sistema dirige, ¿qué reglas sigue?
  4. ¿Cómo se confirma la ubicación en su sistema actual?
  5. ¿Cuál es su tiempo promedio "del muelle al inventario"?

Sección 4: Operaciones Internas y Control de Inventario

Objetivo: Profundizar en los procesos para mantener la precisión del inventario, como los conteos, reabastecimientos y la trazabilidad.

4.1 Precisión del Inventario y Conteos ▼
  1. ¿Cómo miden y cuál es su tasa de precisión de inventario actual?
  2. ¿Realizan un inventario físico completo? ¿Con qué frecuencia?
  3. ¿Utilizan un programa de conteo cíclico? ¿Cómo determinan qué contar?
  4. ¿Quién es responsable de realizar los conteos y qué herramientas se utilizan?
  5. ¿Cuál es el proceso para investigar y resolver discrepancias?
4.2 Reabastecimiento y Movimientos Internos ▼
  1. Describa el proceso para reabastecer las ubicaciones de picking.
  2. ¿Cómo gestionan el movimiento de materias primas a producción?
  3. Describa el proceso para ejecutar una transferencia de stock interna.
4.3 Trazabilidad: Lotes y Números de Serie ▼
  1. ¿Necesitan rastrear productos por número de lote o partida?
  2. Si es así, ¿necesitan aplicar una estrategia de salida como PEPS (FEFO)?
  3. ¿Necesitan rastrear números de serie únicos para artículos individuales?
  4. Describa el ciclo de vida de un artículo con trazabilidad.
4.4 Desecho, Daños y Gestión de Calidad ▼
  1. ¿Cuál es el proceso cuando un artículo se encuentra dañado o vencido?
  2. ¿Cómo se desechan formalmente estos artículos en su sistema?
  3. ¿Los artículos desechados se mueven a una ubicación dedicada?

Sección 5: Logística de Salida: Del Pedido al Despacho

Objetivo: Mapear el proceso de cumplimiento de pedidos para identificar oportunidades de optimización con estrategias como el picking por lotes u olas de Odoo.

5.1 Procesamiento y Asignación de Pedidos ▼
  1. ¿Cómo recibe el almacén la notificación de nuevos pedidos?
  2. ¿Cómo se priorizan los pedidos para el picking?
  3. ¿El inventario se reserva automáticamente al confirmar una orden de venta?
  4. ¿Qué sucede si no hay suficiente stock para cumplir con un pedido?
5.2 Estrategias de Picking (Recolección) ▼
  1. Describa su método principal de picking (Discreto, Lotes, Zonas, Olas).
  2. ¿Qué herramientas o documentos utilizan los operarios de picking?
  3. ¿Cómo confirma el operario que ha recogido el artículo y la cantidad correctos?
5.3 Embalaje (Packing) y Preparación ▼
  1. ¿Hay un área de embalaje dedicada?
  2. Describa el proceso de embalaje.
  3. ¿El embalaje es un paso distinto del picking?
  4. ¿Dónde se coloca un pedido empacado para esperar al transportista?
5.4 Envíos y Despacho ▼
  1. ¿Con qué transportistas de envío se integran?
  2. ¿Cómo generan actualmente las etiquetas de envío y los números de seguimiento?
  3. Describa el proceso de fin de día para generar los manifiestos.
  4. ¿Cómo se comunica al cliente la confirmación del envío?
  5. ¿Manejan envíos internacionales?

Sección 6: Operaciones Avanzadas y Servicios de Valor Añadido

Objetivo: Explorar procesos como kitting, ensamblaje y logística inversa, que pueden requerir integración con otros módulos de Odoo como Fabricación.

6.1 Kitting y Ensamblaje (Listas de Materiales - LdM) ▼
  1. ¿Venden "paquetes" o "kits" de productos?
  2. Describa el proceso: ¿Los componentes se recogen al momento (Kit) o se pre-ensamblan (Fabricación)?
  3. Si realizan ensamblaje, ¿es un proceso formal o "ligero"?
  4. ¿Cómo activan una orden de ensamblaje/fabricación?
  5. ¿Sus procesos de ensamblaje implican rutas en centros de trabajo?
6.2 Logística Inversa (Gestión de Devoluciones) ▼
  1. Describa su proceso de principio a fin para manejar las devoluciones (RMA).
  2. ¿Cuál es el primer paso cuando llega un producto devuelto?
  3. Describa el proceso de inspección y disposición de los artículos devueltos.
  4. ¿Cómo se rastrean estas disposiciones en su sistema?
  5. ¿Cuál es el proceso para emitir una nota de crédito o un reembolso?

Sección 7: Tecnología, Hardware y Automatización

Objetivo: Inventariar el panorama tecnológico actual para evaluar la compatibilidad y planificar posibles actualizaciones de hardware necesarias.

7.1 Sistemas de Gestión de Almacenes y Software ▼
  1. ¿Cuál es su sistema principal para gestionar el almacén hoy en día?
  2. ¿Cuáles son las mayores limitaciones de su sistema actual?
  3. ¿Qué otros sistemas necesitan integrarse con Odoo?
  4. ¿Requieren capacidades de integración basadas en API?
7.2 Hardware y Equipos ▼
  1. **Escáneres de Códigos de Barras:** ¿Qué modelos y sistemas operativos utilizan?
  2. **Impresoras:** ¿Qué tipos de impresoras se utilizan y para qué?
  3. **Equipo de Manejo de Materiales (MHE):** Proporcione un inventario general.
  4. **Infraestructura de TI:** Describa la cobertura Wi-Fi en el almacén.

Sección 8: Informes, KPIs y Analítica

Objetivo: Comprender las necesidades de datos e informes para configurar los tableros y métodos de valoración de inventario adecuados en Odoo.

8.1 Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) y Tableros ▼
  1. ¿Cuáles son las 2-3 métricas más importantes que rastrean para Recepción, Inventario, Cumplimiento y Productividad?
  2. ¿Quiénes son los principales consumidores de estos KPIs?
  3. ¿Cómo se visualizan y distribuyen actualmente estos KPIs?
  4. ¿Cómo sería un tablero ideal de operaciones de almacén para usted?
8.2 Informes Operativos y Financieros ▼
  1. ¿Cuáles son los informes operativos estándar en los que confían?
  2. ¿Cuál es el método de valoración/costeo de inventario requerido por su empresa?
  3. ¿Utilizan valoración de inventario perpetua o periódica?
  4. ¿Necesitan contabilizar los costos indirectos de importación (landed costs)?
  5. ¿Requieren seguimiento contra cuentas analíticas específicas?
8.3 Preguntas Finales y Cierre ▼
  1. Si tuviera una varita mágica, ¿qué es lo único que cambiaría?
  2. ¿Existen procesos únicos o requisitos de cumplimiento que no hayamos discutido?
  3. ¿Hay alguna otra información o documentación crucial para nosotros?

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